Vanliga frågor
Hurdana ändringar kan stödmottagaren göra i budgeten utan att stödbeslutet ändras? Budgeten för verksamhet vars andel av de totala kostnaderna är under 10 000 euro kan ändras av stödmottagaren enligt sitt övervägande. Ändringar på under 10 % mellan verksamheter föranleder inte heller ändring av stödbeslutet. Man ska dock beakta att ändringar i budgeten inte får ändra projektets karaktär.
Hur ansöker man om ändring av stödbeslut? Stödmottagaren lämnar först in en framställning om kommande ändringsbehov till den ansvariga myndigheten (handläggaren av stödbeslutet eller [email protected]). Om ändringen av projektet kräver ändring av stödbeslutet vidtar den ansvariga myndigheten nödvändiga åtgärder i det elektroniska systemet, så att stödmottagaren kan lämna in en ändringsansökan via systemet. Stödmottagaren lämnar in den officiella ändringen elektroniskt. Ändringarna ska motiveras i ansökan. En skriftlig ändringsansökan ska alltid lämnas in innan ändringen genomförs och kostnaderna för ändringen uppstår, senast en månad innan projektet slutförs.
Hur verifieras en målgrupp? Med verifiering av målgrupp avses att man i projektet/verksamheten kan säkerställa att målgruppen är förenlig med AMIF-förordningen. I regel konstateras målgruppen genom att man till exempel ber personer som deltar i ett evenemang att lämna sin underskrift och uppgifter om medborgarskap, och dessutom ska den som ordnar evenemanget be att få se deltagarnas identitetsbevis eller uppehållstillstånd för att konstatera att de hör till målgruppen. Utifrån dessa uppgifter konstateras att medborgaruppgiften som angetts på deltagarlistan stämmer med identitetsbeviset. Se anvisningen om verifiering av målgrupp.
Är löner för deltidsanställdas sjukledighet stödberättigande? Huruvida deltidsanställda projektarbetares lönekostnader under sjukledigheten är stödberättigande beror på vid vilken tidpunkt projektet har inletts. Enligt den förordningsändring som trädde i kraft 1.1.2018 är deltidsanställdas sjukledighetslön stödberättigande inom projekt som har inletts 1.1.2018 eller senare. Inom projekt som har inletts innan 1.1.2018 är deltidsanställdas sjukledighetslön inte stödberättigande. Beaktas bör att kostnader för deltidsanställdas sjukledighetslön är stödberättigande i proportion till antalet utförda arbetstimmar. Sjukdomstiden ska kunna konstateras i arbetstidsbokföringen eller på annat tillförlitligt sätt. Lönen för tiden under sjukledigheten är stödberättigande endast för den tid under vilken ersättning från Fpa inte utgår.
Hurdan arbetstidsbokföring ska man föra över deltidsanställda personer i projektet? Förutsättningen för ersättning för lönekostnader för en deltidsanställd person som stödberättigande kostnader är att godkänd arbetstidsbokföring förts över arbetet av vilken arbetet i timmar och det totala antalet arbetstimmar för projektet eller verksamheten framgår. Arbetstidsbokföringen ska godkännas av arbetstagaren och arbetsgivaren. Även för deltidsanställd personal ska det finnas ett skriftligt beslut om att personen anställts för projektet eller verksamheten. Personens uppgifter i projektet borde fastställas i det skriftliga beslutet.
Hur ska semesterlön allokeras till projektet? Semesterlöner och semesterersättningar är stödberättigande endast under den tid som projektet genomförs. Exempel: Projektet börjar 1.3.2015 och slutar 30.6.2016. Personen har börjat jobba för projektet 1.3.2015, men har varit fast anställd av stödmottagarorganisationen redan före projektet. Personen är anställd på heltid i projektet. Semesterintjäningsperioden är 1.4.N - 31.3.N+1. För föregående semesterintjäningsperiod 1.4.2014–31.3.2015 har semesterpenning betalats ut i samband med lönebetalningen i juni 2015. Av semesterpenningen som betalats i juni 2015 kan endast 1 månads andel allokeras till projektet (1.3–31.3.2015).
När det gäller deltidsanställda allokeras semesterlöner och -ersättningar till projektet på samma sätt, arbetet för projektet relateras till personens totala antal arbetstimmar.
Är en reservering för semesterlön en stödberättigande kostnad? En reservering för semesterlön är inte en stödberättigande kostnad. Semesterpremier som rapporteras ska vara betalda.
Hur återbetalas stöd? Stödmottagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka det stöd eller en del av stödet som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Om stödmottagaren upptäcker detta ska stödmottagaren underrätta den ansvariga myndigheten om att stödet betalats felaktigt eller till ett för högt belopp. Stödmottagaren ska göra exakta kalkyler för att fastställa stödandelen som ska återbetalas. Ansvarsmyndigheten fattar beslut om återbetalning av stöd och ber stödmottagaren bekräfta huruvida det sammanlagda beloppet av de förestående betalningsraterna som konstaterats vara icke stödberättigande ska kvittas, eller om stödmottagaren vill återbetala det stöd som utbetalts till för högt belopp. Enligt statsunderstödslagen ska ränta betalas på stöd som återbetalas.
Jag sammanställer som bäst en mellanutbetalningsansökan, men EUSA-systemet visar uppgifterna i utbetalningsansökan från föregående rapporteringsperiod. Vad ska jag göra? Texten i utbetalningsansökan från föregående rapporteringsperiod visas i systemet som minnesplats. Ovanpå den texten kan och ska du skriva in uppgifterna för den nya rapporteringsperioden. Även alla gamla bilagor måste raderas.
Kan kostnader från rapporteringsperioden rapporteras i följande mellanutbetalningsansökan? De kostnader som rapporteras i utbetalningsansökan måste vara införda i rapporteringsperiodens bokföring. Exempelvis måste de kostnader som visas i projektets huvudbok under tiden 1.1.-30.6.2018 rapporteras i mellanutbetalningsansökan för tiden 1.1.-30.6.2018.
Måste mellanutbetalningsansökan lämnas trots att inga kostnader uppstått under rapporteringsperioden? Mellanutbetalningsansökan måste lämnas trots att inga kostnader uppstått under rapporteringsperioden. I en mellanutbetalningsansökan rapporteras utöver kostnader även hur projektets verksamheter och målsättning framskrider. I en så kallad nollbetalningsansökan ska särskilt motiveras varför inga kostnader har uppkommit under rapporteringsperioden samt rapporteras eventuella risker/problem i fråga om hur projektet framskrider, genomförs och hålls inom tidsschemat.
Vad ska rapporteras i en slutbetalningsansökan? I en slutbetalningsansökan rapporteras verksamheter, målsättning, utfall och kostnader från rapporteringsperioden samt hela den tid under vilken projektet pågått. I en slutbetalningsansökan finns fler frågor om innehåll än i en mellanutbetalningsansökan. I en slutbetalningsansökan utvärderas bland annat hur de mål som ställts för projektet förverkligats, hur fondens målsättning framskridit, hur projektet genomförts samt eventuella risker/problem som tillstött, vidtagna informationsåtgärder jämte utsikter till fortsättning för projektet.
Vilka bilagor ska fogas till en slutbetalningsansökan?
- Huvudbok som verifierats och som omfattar rapporteringsperioden och hela den tid projektet har pågått (om revisionskostnaden är en stödberättigande kostnad, ska revisionskostnaden synas i projektets huvudbok)
- Verifierad rapport över uppdelad lön under rapporteringsperioden och hela den tid projektet har pågått (Kieku-ämbetsverken)
- Revisionsberättelse
- Protokoll från styrgrupper som sammanträtt under rapporteringsperioden
- Styrgruppens protokoll varav framgår att gruppen har behandlat den sista utbetalningsansökningen
- Vid behov dokument som hänför sig till upphandling
När ska en slutbetalningsansökan senast lämnas? Ansökan om slutbetalning ska lämnas senast två månader efter projektets utgång. Kontrollera alltid den utsatta tiden för slutbetalningsansökan. Slutbetalningsansökningar som lämnats in för sent behandlas inte. Kostnaderna för ifrågavarande rapporteringsperiod avvisas.
Ska ansökan om utbetalning behandlas i styrgruppen? Styrgruppen måste behandla minst den sista ansökan om utbetalning. För de projekt som har beviljats stöd i den första ansökan år 2016 eller tidigare ska styrgruppen dessutom behandla ansökningarna för mellanutbetalningar. Alla ansökningar om utbetalning ska lämnas till styrgruppen för kännedom.
Ska mottagaren av överföringen av stödet även lämna in handledning om moms? Om det för mottagaren av överföringen uppstår projektkostnader som innehåller moms och mottagaren av överföringen vill inkludera momsen i projektkostnaderna ska den lämna in skattemyndighetens handledning om moms, precis som stödmottagaren.
Hur rapporteras indikatorerna? Utfallet av indikatorerna ska rapporteras i varje ansökan om utbetalning. I ansökan om utbetalning rapporteras utfallet av indikatorerna för ifrågavarande rapporteringsperiod och för hela projektperioden. Indikatorer som rapporteras ska vara identiska med dem som fastställts i stödbeslutet. I ansökan om utbetalning ska man dessutom fastställa kalkylgrunden för indikatorerna och orsakerna till eventuella avvikelser i siffrorna. Om indikatorerna ännu inte har realiserats i projektet ska även detta rapporteras.
När ska ändringsansökan avseende stödbeslut senast lämnas in? En ändringsansökan ska lämnas till den ansvariga myndigheten senast en månad innan projektets eller verksamhetens genomförandetid löper ut. En ändringsansökan ska alltid lämnas in innan ändringen genomförs och innan ändringen förorsakar kostnader. När det gäller kalenderårskostnader ska ändringen anhängiggöras genast när det blir känt att de budgeterade kostnaderna för kalenderåret kommer att överskridas eller underskridas.
Vad händer om ansökan om utbetalning lämnas in för sent? Utbetalningsansökningar som lämnats in för sent behandlas inte. Kostnaderna för ifrågavarande rapporteringsperiod avvisas.