Usein kysytyt kysymykset

 

Millaiset muutokset talousarviossa tuensaaja voi tehdä ilman tukipäätöksen muuttamista? Toimintojen, joiden kokonaiskustannusten osuus on alle 10 000 euroa, voi tuen saaja muuttaa talousarviota oman harkinnan mukaan toiminnon sisällä. Myös alle 10 % muutokset toiminnosta toiseen eivät edellytä tukipäätöksen muutosta. On kuitenkin huomioitava, että muutokset talousarvioon eivät saa muuttaa hankkeen luonnetta.

Miten tukipäätöksen muutosta haetaan? Tuensaaja toimittaa ensin esityksen tulevista muutostarpeista vastuuviranomaiselle (tukipäätöksen valmistelijalle tai osoitteeseen [email protected]). Jos muutos hankkeessa on sen kaltainen, että se vaatii tukipäätöksen muuttamista, vastuuviranomainen tekee tarvittavat toimenpiteet sähköisessä järjestelmässä, jotta tukipäätöksen muutoshakemus on mahdollista tuen saajan toimesta järjestelmässä tehdä. Tuen saaja tekee virallisen muutoksen sähköisesti. Hakemuksessa on esitettävä perustelut muutokselle. Kirjallinen muutoshakemus tulee toimittaa aina ennen muutoksen toteuttamista ja muutoksesta aiheutuvien kustannusten syntymistä, ja viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymistä.

Miten kohderyhmä todennetaan? Kohderyhmän todentamisella tarkoitetaan, että hankkeessa/toiminnassa voidaan varmistua siitä, että kohderyhmä on AMIF-asetuksen mukainen. Pääsääntöisesti kohderyhmä todennetaan pyytämällä esimerkiksi tilaisuuteen osallistuvilta henkilöiltä allekirjoitukset sekä kansalaisuustiedot, ja tämän lisäksi kohderyhmään kuulumisen todentamisen vahvistamiseksi tilaisuuden järjestäjän tulee pyytää nähtäväksi osallistujan henkilöllisyystodistus tai oleskelulupa, josta todennetaan, että osallistujalistassa ilmoitettu kansalaisuustieto täsmää henkilöllisyystodistuksessa ilmoitetun tiedon kanssa. Ks. ohjeistus kohderyhmän todentamisesta.

Ovatko hankkeen osa-aikaisten työntekijöiden sairauslomapalkat tukikelpoisia? Osa-aikaisten työntekijöiden sairausloma-ajan palkkakustannusten tukikelpoisuus riippuu hankkeen aloittamisajankohdasta. 1.1.2018 voimaantullen asetusmuutoksen myötä osa-aikaisten sairausloma-ajan palkka on tukikelpoinen hankkeissa, jotka ovat alkaneet 1.1.2018 tai sen jälkeen. Ennen 1.1.2018 alkaneissa hankkeissa osa-aikaisten työntekijöiden sairausloma-ajan palkka ei ole tukikelpoista. Huomioitavaa on, että osa-aikaisten sairausloma-ajan palkkakustannukset ovat tukikelpoisia osa-aikaisten tekemien tuntien suhteessa. Sairausaika on oltava todennettavissa työaikakirjanpidossa tai muulla luotettavalla tavalla. Sairausloma-ajan palkka on tukikelpoinen ainoastaan siltä osin, kun siihen ei kohdistu Kelan maksamaa korvausta.

Millaista työaikakirjanpitoa osa-aikaisesti hankkeessa työskentelevien tulee pitää? Edellytyksenä osa-aikaisen henkilön palkkakustannusten korvaamiselle tukikelpoisena kustannuksena on, että työstä on pidetty hyväksyttävää työaikakirjanpitoa, josta ilmenee hankkeen tai toiminnan toteuttamiseksi tehty työ tunteina sekä tehdyn työn kokonaistuntimäärä. Työaikakirjanpidon tulee olla työntekijän ja työnantajan hyväksymä. Myös osa-aikaisen henkilöstön osalta on oltava kirjallinen päätös siitä, että henkilö on nimetty toteuttamaan hanketta tai toimintaa. Kirjalliseen päätökseen olisi hyvä määritellä henkilön työtehtävät hankkeessa.

Miten loma-ajan palkat kohdennetaan hankkeelle? Vuosilomapalkat ja lomakorvaukset ovat tukikelpoisia hankkeessa vain hankkeen toteuttamisajan osalta. Esimerkki: Hanke on alkanut 1.3.2015 ja hanke päättyy 30.6.2016. Henkilö on aloittanut työskentelyn hankkeessa 1.3.2015, mutta on työskennellyt tuensaajaorganisaatiossa vakituisena jo ennen hanketta. Henkilö työskentelee hankkeessa täysiaikaisesti. Lomanansaintakausi on 1.4.N - 31.3.N+1. Edellisenä lomanansaintakautena eli kautena 1.4.2014–31.3.2015 ansaitut lomarahat on maksettu henkilölle kesäkuun 2015 palkanmaksun yhteydessä. Kesäkuussa 2015 maksetuista lomarahoista hankkeelle voidaan kohdentaa vain 1 kk osuus (1.3.–31.3.2015).

Osa-aikaisten osalta lomapalkkojen ja lomakorvausten kohdennukset hankkeelle tehdään samalla tavalla, hankkeen toteuttamiseksi tehty työ suhteutettuna henkilön tehdyn työn kokonaistuntimäärään.

Onko lomapalkkavaraus tukikelpoinen kustannus? Lomapalkkavaraus ei ole tukikelpoinen kustannus. Raportoitavien lomarahojen tulee olla maksettuja.

Miten tukea palautetaan? Tuen saajan on viipymättä palautettava virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa tuki tai sen osa. Huomatessaan tämän tulee tuen saajan toimittaa tieto virheellisesti tai liikaa saadusta tuesta vastuuviranomaiselle. Tuen saajan tulee laatia tarkat laskelmat palautettavan tuen osuuden määrittelemiseksi. Vastuuviranomainen tekee päätöksen tuen palauttamisesta ja pyytää tuen saajalta vahvistuksen kuitataanko tukikelvottomaksi havaittu summa hankkeen tulevista maksueristä, vai haluaako tuen saaja palauttaa liikaa maksetun tuen. Valtionavustuslain mukaan palautettavasta tuesta tulee maksaa korkoa.

Olen laatimassa raportointijakson välimaksatushakemusta, mutta EUSA-järjestelmässä näkyy edellisen raportointijakson maksatushakemuksen tietoja. Mitä pitää tehdä? Edellisen raportointijakson maksatushakemuksen tekstit näkyvät järjestelmässä muistipaikkana. Näiden tekstien päälle voi ja pitää kirjoittaa uutta raportointijaksoa koskevat tiedot. Kaikki vanhat liitteet tulee myös poistaa.

Voiko raportointijakson kustannuksia raportoida seuraavassa välimaksatushakemuksessa? Maksatushakemuksessa raportoitavat kustannukset tulee olla kirjattu raportointijakson kirjanpitoon. Esimerkiksi kustannukset, jotka näkyvät hankkeen pääkirjalla välillä 1.1.-30.6.2018, tulee raportoida 1.1.-30.6.2018 välimaksatushakemuksessa.

Tuleeko toimittaa välimaksatushakemus, vaikka raportointijaksolla ei olisi syntynyt kustannuksia? Välimaksatushakemus tulee toimittaa, vaikka raportointijaksolla ei olisi syntynyt kustannuksia. Välimaksatushakemuksessa raportoidaan kustannusten lisäksi hankkeen toimintojen ja tavoitteiden edistymistä. Ns. nollamaksatushakemuksessa tulee erityisesti perustella miksi hankkeessa ei ole syntynyt kustannuksia raportointijaksolla ja raportoida mahdolliset riskit/ongelmat hankkeen etenemisessä, toteuttamisessa ja aikataulussa pysymisessä.

Mitä loppumaksatushakemuksessa raportoidaan? Loppumaksatushakemuksessa raportoidaan toiminnot, tavoitteet, tulokset ja kustannukset raportointijaksolta sekä koko hankkeen ajalta. Loppumaksatushakemuksessa on enemmän sisältökysymyksiä kuin välimaksatushakemuksessa. Loppumaksatushakemuksessa arvioidaan mm. hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista, rahaston tavoitteiden edistämistä, hankkeen toteutumista ja mahdollisia riskejä/ongelmia, tehtyjä tiedotustoimenpiteitä ja hankkeen jatkuvuutta.

Mitä liitteitä loppumaksatushakemuksessa tulee lähettää?

• Oikeaksi todistettu pääkirja raportointijaksolta ja koko hankkeen ajalta (jos tilintarkastuskustannus on tukikelpoinen kustannus, niin tilintarkastuskustannuksen tulee näkyä hankkeen pääkirjalla)

• Oikeaksi todistettu jakopalkkaraportti raportointijaksolta ja koko hankkeen ajalta (Kieku-virastot)

• Tilintarkastuskertomus

• Raportointijaksolla järjestettyjen ohjausryhmien pöytäkirjat

• Ohjausryhmän pöytäkirja, josta ilmenee, että ohjausryhmä on käsitellyt viimeisen maksatushakemuksen

• Tarvittaessa hankintoihin liittyvät asiakirjat

Mihin mennessä loppumaksatushakemus tulee toimittaa? Loppumaksatushakemus tulee toimittaa viimeistään kaksi kuukautta hankkeen päättymisen jälkeen. Tarkista aina hankkeen tukipäätöksestä loppumaksatushakemuksen määräaika. Myöhässä toimitettuja loppumaksatushakemuksia ei käsitellä. Kyseisen raportointijakson kustannukset hylätään.

Tuleeko maksatushakemukset käsitellä ohjausryhmässä? Ohjausryhmän tulee käsitellä vähintään viimeinen maksatushakemus. Hankkeet, joille on myönnetty tuki vuoden 2016 ensimmäisessä haussa tai aikaisemmin, ohjausryhmän tulee käsitellä lisäksi välimaksatushakemukset. Kaikki maksatushakemukset tulee toimittaa tiedoksi ohjausryhmälle.

Tuleeko tuen siirron saajan myös toimittaa ALV-ohjaus? Mikäli siirron saajalle syntyy hankkeessa kustannuksia, jotka sisältävät arvonlisäveron ja siirron saaja haluaa sisällyttää arvonlisäverokustannukset hankkeen kustannuksiksi, tulee siirron saajan toimittaa vastuuviranomaiselle verottajan arvonlisävero-ohjaus, kuten tuen saajankin.

Miten indikaattorit raportoidaan? Indikaattorien toteuma tulee raportoida jokaisessa maksatushakemuksessa. Maksatushakemuksessa raportoidaan indikaattorien toteuma sekä kyseiseltä raportointijaksolta että koko hankekaudelta. Raportoitavien indikaattorien tulee olla identtiset tukipäätöksessä määriteltyjen kanssa. Maksatushakemuksessa tulee lisäksi määrittää indikaattorien laskentaperuste sekä mahdolliset syyt poikkeamille luvuissa. Mikäli indikaattorit eivät ole vielä hankkeessa toteutuneet, tulee tämäkin raportoida.

Milloin tukipäätöksen muutoshakemus pitää viimeistään toimittaa? Tukipäätöksen muutoshakemus on toimitettava vastuuviranomaiselle viimeistään kuukautta ennen hankkeen tai toiminnan toteuttamisajan päättymistä. Muutoshakemus on tehtävä aina ennen muutoksen toteuttamista ja muutoksesta aiheutuvien kustannusten syntymistä. Kalenterivuosikustannuksien osalta muutos tulee laittaa vireille heti, kun kalenterivuodelle budjetoitujen kustannusten ylittyminen tai alittuminen on tiedossa.

Mitä tapahtuu, jos maksatushakemuksen toimittaa myöhässä? Myöhässä toimitettuja maksatushakemuksia ei käsitellä. Kyseisen raportointijakson kustannukset hylätään.