Hankinnat haltuun AMIF- ja ISF-hankkeissa

Julkaisuajankohta 27.3.2020 7.33
Uutinen

Hankinnat aiheuttavat monessa hankkeessa epävarmuutta. Myös Euroopan komissio kiinnittää erityistä huomioita julkisiin hankintoihin avoimen kilpailun ja sisämarkkinoiden toimivuuden näkökulmasta. Muutamalla perussäännöllä hankinnat hoituvat mallikkaasti.

AMIF- ja ISF-hankkeissa hankitaan tyypillisesti ostopalveluja tai käyttö- ja kiinteää omaisuutta, materiaaleja ja tarvikkeita. Tietojärjestelmät, tekniset valvontajärjestelmät, kalustohankinnat, laitteet, suojavälineet, asiantuntijapalvelut, tutkimukset, koulutuspalvelut, käännökset ja julkaisut sisältyvät usean hankkeen budjettiin. Hankintojen tulee aina olla tukipäätöksen mukaisia, budjetoituja ja ennalta suunniteltuja sekä kustannuksiltaan kohtuullisia ja tarpeellisia.

Miksi hankinnat sitten muodostuvat monen hankkeen kompastuskiveksi? Muista muutama perussääntö:

1. Noudata julkisten hankintojen periaatteita

Hankinnoissa tulee noudattaa avoimuuden periaatetta ja tarjoajia tulee kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Ostotoiminnan tulee olla tehokasta ja hyvän hallinnon mukaista.  
Se, miten hankintaprosessi käytännössä toteutetaan, riippuu hankinnan arvosta. Jos hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa), tulee noudattaa EUSA-hallinnointioppaan pienhankintaohjeita ja varmistua hintavertailun avulla kohtuullisesta hintatasosta. Kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat puolestaan tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. 

2. Pääsääntö: kilpailuta

Pääsääntöisesti hankinnat tulee aina kilpailuttaa. Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tavara- ja palveluhankintojen kansallinen kynnysarvo on 60 000 euroa. EU-kynnysarvo (1.1.2020 lukien) on valtion keskushallintoviranomaisille 139 000 euroa ja muille hankintaviranomaisille 214 000 euroa.

EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa ensisijaisesti avoimella tai rajoitetulla menettelyllä. Jonkin muun menettelyn käyttö on aina perusteltava erikseen hankintamenettelypäätöksessä tai muussa vastaavassa asiakirjassa. Suorahankintoja tulee välttää, mutta jos suorahankintaan päädytään, tulee siihen löytyä peruste hankintalaista. Jos hankinta perustuu puitejärjestelyyn, tulee noudattaa kyseisen puitejärjestelyn ehtoja.

Jos hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, mutta jää alle EU-kynnysarvon, ei hankintalain mukaisia hankintamenettelyitä tarvitse soveltaa sellaisenaan. Tällöinkin on kuitenkin toimittava hankintalain periaatteiden mukaisesti eli avoimesti, tasapuolisesti, syrjimättömästi ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Myös kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa tulee tehdä hintavertailua ja varmistua kohtuullisesta hintatasosta. Pienhankintoihin löytyy tarkat ohjeet EUSA-hallinnointioppaasta.

3. Perustele ja dokumentoi

Vastuuviranomainen törmää usein tilanteeseen, että hankintamenettelyä ei ole kuvattu ja perusteltu riittävästi, eikä tarvittavaa dokumentaatiota ole saatavilla. Muista siis perustella tehdyt päätökset ja menettelytavat ja dokumentoi ne myöhempää käyttöä varten.

4. Tunnista haasteet

Euroopan komission erityishuomion kohteeksi ovat joutuneet suorahankinnat ja muut poikkeukselliset hankintamenettelyt. Näitä tuleekin pyrkiä välttämään. Haasteellisia ovat myös tietojärjestelmähankinnat, joissa lähdekoodi on järjestelmän toimittajalla. Lähdekoodi tulisikin aina jäädä tilaajalle. Näin vältettäisiin myös ajautumista suhteettoman pitkiin sopimuksiin saman toimittajan kanssa.

Tarkastusten näkökulmasta ongelmaksi muodostuu usein puutteellinen dokumentaatio, jolloin tarvittavia asiakirjoja ei ole saatavilla tai vaikkapa kustannusten jyvitysperusteet eri hankkeiden välillä ovat epäselvät. 

Puolustus- ja turvallisuushankintoja tekevien viranomaisten tulee muistaa, että EU-rahoituksen myötä myös turvaluokiteltuihin asiakirjoihin syntyy tarkastusoikeus.

5. Varaudu tarkastukseen

Vastuuviranomainen tarkastaa hankinta-asiakirjat jo tukipäätöksen valmisteluvaiheessa, mikäli se on mahdollista. Lisäksi hankinta-asiakirjat on esitettävä aina pyydettäessä vastuu- ja tarkastusviranomaiselle viimeistään tarkastuksen yhteydessä. Varmista, että asiakirjat ovat helposti saatavilla ja ne säilytetään 10 vuotta tuen päättymispäivästä.

Tarkastuksen yhteydessä huomio kiinnittyy koko hankintaprosessin sääntöjenmukaisuuteen. Tarkastuksen kohteena ovat kaikki hankinta-asiakirjat: hankintamenettelypäätös, puitejärjestely, hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjousten vertailu, hankintapäätös, sopimus, valitukset, jälki-ilmoitus ja sopimusmuutokset.

Jos todetaan, että tuensaaja ei ole noudattanut julkisia hankintoja koskevia säädöksiä, sovelletaan EU-tukeen rahoitusoikaisuja. Esimerkiksi perusteeton suorahankinta tai hankintailmoituksen julkaisematta jättäminen voi johtaa jatkossa siihen, että hankinta katsotaan komission ohjeistuksen mukaisesti kokonaan tukikelvottomaksi.

Tarkempaa tietoa:

EUSA-rahastojen verkkosivuilta
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)