Utläggning av vissa representationers mottagande av visumansökningar effektiverar handläggningen av ansökningarna

Kineser kan numera på ett behändigare sätt lämna visumansökningar tack vare utläggningen. Utrikesministeriets CHIVIS-projekt genomfördes år 2015 i Kina. Finlands mottagande av Schengen-visumansökningar samt delgivning av färdiga beslut jämte kundbetjäningsfunktioner har redan utlagts i närmare 20 länder.

Syftet med utläggningsprojekten är att effektivera mottagande och handläggning av visumansökningar, underlätta personalens arbetsbörda och inrikta den på det egentliga visumbeslutsfattandet, bort från rutinmässiga stöduppgifter. Genom utläggning vill man även förbättra kundbetjäningen genom att erbjuda utvidgade tider för mottagande av visumansökningar och ett större utbud av tilläggstjänster samt en möjlighet till elektronisk ärendehantering och ärendehantering närmare den sökandes boningsort. I och med CHIVIS-projektet nåddes de mål som hade ställts. Beskickningen har med samma personalstyrka förmått handlägga fler visumansökningar än förut.

Visumansökningar kan även göras annanstans än i Peking eller Shanghai

Projektet genomfördes gemensamt av utrikesministeriets avdelningar för medborgartjänster, informationshantering, Asien och Amerika samt Finlands ambassad i Peking och Finlands generalkonsulat i Shanghai. Som samarbetspartner verkade Finlands mångåriga samarbetspartner, den externa tjänsteleverantören VFS Global, vars verksamhet omfattade alla Finlands visumcenter på global nivå.

Projektet omfattade såväl en omdefiniering och ett ibruktagande av de ovan nämnda funktionella processerna vid Finlands beskickningar som ett ibruktagande av informationssystem till stöd för dessa processer inklusive aktiveringen av funktionerna i Schengens gemensamma visumdatasystem VIS i syfte att från en extern tjänsteleverantörs system överföra ansökningsinformation och biometrisk data till Finlands nationella visumsystem och den vägen till Schengenområdets gemensamma visumdatasystem VIS.

Till den externa tjänsteleverantören överfördes likaså bland annat hantering av bokningar av tider för mottagande av beskickningars visumansökningar samt besvarande av e-postförfrågningar. Inom projektet togs förutom visumcentren i Peking och Shanghai även 13 s.k. satellitvisumcenter i bruk på olika håll i Kina, så att visumsökande inte längre behöver resa antingen till Peking eller Shanghai för att lämna sina visumansökningar. Finansieringen för projektet erhölls från fonden ISF.

Verksamheten vid samtliga utlagda ställen följs kontinuerligt. På dessa bedrivs övervakning och utförs såväl kvalitativa som kvantitativa mätningar.

Utöver att målen nåddes harmoniserades beskickningarnas processer. Från vardera beskickningens process togs bästa praxis tillvara och på så sätt kom även de interna processerna att effektiveras. Processerna harmoniserades likaså med aktiva globalt harmoniserade processer och tillvägagångssätt vid andra liknande beskickningar.

Som de mest anmärkningsvärda framgångsfaktorerna betraktas tillämpningen av ett globalt harmoniserat utläggningskoncept och ett systematiskt genomförande av projektet uttryckligen som ett projekt som följer de tillvägagångssätt som fastställts för projektverksamheten utifrån bästa praxis.

Antalet kinesiska visumansökningar växer

Antalet kinesiska visumansökningar växer oavbrutet. Av den anledningen har utrikesministeriet i Kina redan inlett ett försök med ett visumhandläggningskoncept oberoende av verksamhetsort. Ibruktagandet av ett visumhandläggningskoncept oberoende av verksamhetsort gör det möjligt att utnyttja resurserna för inresetillståndsärenden vid servicecentret i handläggningen av kinesiska visumansökningar.

Utan CHIVIS-projektet, den tidigare utläggningen av visumfunktionerna, skulle det inte vara möjligt att ta ett visumhandläggningskoncept oberoende av verksamhetsort i bruk. Endast på detta sätt kan Finland även i fortsättningen handlägga de mottagna visumansökningarna inom skälig tid och dessutom effektivera sin verksamhet samt på samma gång underlätta kinesiska medborgares tillträde till Finland exempelvis i turismsyfte.

Utrikesministeriet har presenterat sina lösningar och fungerat som föregångare för partnerländerna i Schengenområdet och gett exempel på en lyckad utläggning med innovativa process- och systemlösningar. Flera Schengen-partnerländer har redan tagit del av helhetsprocessen för Finlands visumhandläggning där utläggningen spelar en synnerligen betydande roll.


Katja-Marika Puittinen
Servicechef
Utrikesministeriet
 

Tillbaka till projektpresentationer >>

Ytterligare information: Elina Sillanpää, överinspektör, elina.sillanpaa(at)intermin.fi, tel. 0295 488 266