Effektiva upphandlingar i AMIF- och ISF-projekt

Upphandlingarna vållar osäkerhet i många projekt. Även Europeiska kommissionen ägnar uppmärksamhet åt offentlig upphandling särskilt när det gäller öppen konkurrens och en fungerande inre marknad. Upphandlingarna kan göras på ett föredömligt sätt med hjälp av några grundregler.

AMIF- och ISF-projektens anskaffningar handlar vanligtvis om köpta tjänster eller anläggningstillgångar, fast egendom, material och tillbehör. Informationssystem, tekniska övervakningssystem, utrustning, maskiner, skyddsutrustning, experttjänster, studier, utbildningstjänster, översättningar och publikationer finns ofta med i projektbudgeten. Upphandlingarna ska alltid följa stödbeslut, vara budgeterade och planerade, och kostnaderna ska vara nödvändiga och skäliga. 

Varför blir då upphandlingarna en stötesten för många projekt? Här är några grundregler som är bra att minnas:

1. Följ principerna för offentlig upphandling

Den upphandlande enheten ska följa principen om öppenhet och gentemot anbudsgivare agera enligt principen om likabehandling och icke-diskriminering. Inköpsverksamheten ska vara effektiv och i enlighet med god förvaltning.  
Hur upphandlingsprocessen genomförs i praktiken beror på upphandlingens värde. Om upphandlingens värde understiger det nationella tröskelvärdet (60 000 euro) ska man följa de anvisningar för små upphandlingar som finns i EUSA-fondernas förvaltningshandbok och säkerställa en rimlig prisnivå med hjälp av prisjämförelse. Upphandlingar vars värde överstiger det nationella eller EU-tröskelvärdet ska konkurrensutsättas i enlighet med upphandlingslagen. 

2. Huvudregel: konkurrensutsätt

I regel ska upphandlingar alltid konkurrensutsättas. Lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) tillämpas i samband med upphandlingar som överskrider tröskelvärdena. Det nationella tröskelvärdet för varu- och tjänsteupphandlingar är 60 000 euro. EU-tröskelvärdet (från 1.1.2020) är 139 000 euro för den statliga centralförvaltningen och 214 000 euro för andra upphandlande myndigheter.

Upphandlingar vars värde överstiger EU-tröskelvärdet ska konkurrensutsättas i ett öppet eller selektivt förfarande. Användningen av något annat förfarande ska alltid separat motiveras i beslutet om upphandlingsförfarande eller i annat motsvarande dokument. Direktupphandlingar ska undvikas. Om direktupphandling ändå kommer på fråga krävs att det finnas en grund för den i upphandlingslagen. I samband med upphandlingar som grundar sig på ramavtal ska man följa villkoren för ramavtalet i fråga.

När upphandlingens värde överstiger det nationella tröskelvärdet men understiger EU-tröskelvärdet behöver man inte som sådana tillämpa de upphandlingsförfaranden som finns i upphandlingslagen. Däremot behöver man ändå agera i enlighet med upphandlingsprinciperna, det vill säga öppet, icke-diskriminerande och med hänsyn till krav på proportionalitet.

När det gäller små upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet ska man även säkerställa en rimlig prisnivå med hjälp av en prisjämförelse. Noggranna anvisningar för små upphandlingar finns i EUSA-fondernas förvaltningshandbok.

3. Motivera och dokumentera

Den ansvariga myndigheten stöter ofta på situationer där upphandlingsförfarandet inte i tillräckligt hög grad har beskrivits och motiverats liksom att nödvändig dokumentation inte finns tillgänglig. Kom alltså ihåg att motivera beslut och förfaranden, och dokumentera dem för framtida bruk.

4. Identifiera utmaningar

Europeiska kommissionen har riktat särskild uppmärksamhet på direktupphandling och andra exceptionella upphandlingsförfaranden, det vill säga sådana borde undvikas. Upphandlingar som gäller informationssystem kan vara utmanande ifall det är systemleverantören som deponerar källkoden. Källkoden borde alltid bli hos beställaren. På så sätt skulle man undvika att hamna i oproportionerligt långa kontrakt med samma leverantör.

Med tanke på inspektioner är bristande dokumentation ofta ett problem, det vill säga nödvändiga dokument saknas eller kriterierna är oklara i fråga om kostnadsfördelningen mellan olika projekt. 

Myndigheter som är involverade i försvars- och säkerhetsupphandling bör tänka på att EU-finansieringen även ger rätt till insyn när det gäller sekretessbelagda dokument.

5. Var beredd på inspektioner

Den ansvariga myndigheten granskar i mån av möjlighet upphandlingsdokumenten redan i samband med beredningen av stödbeslut. Dessutom ska upphandlingsdokumenten läggas fram för den ansvariga myndigheten och revisionsmyndigheten senast i samband med inspektionen. Se till att dokumenten är lättillgängliga och förvaras i tio år från den dag stödet har avslutats.

Granskningen fokuserar på om upphandlingsprocessen i sin helhet har genomförts korrekt. Alla upphandlingsdokument granskas: beslut om upphandlingsförfarande, ramavtal, upphandlingsannons, anbudsbegäran, anbudsjämförelse, upphandlingsbeslut, avtal, klagomål, efterannonsering och avtalsändringar.

Om det framgår att stödmottagaren inte har följt reglerna om offentliga upphandlingar kommer finansieringskorrigeringar att göras när det gäller EU-stödet. Till exempel kan en obefogad direktupphandling eller opublicerad upphandlingsannons framöver leda till att upphandlingen, enligt kommissionens anvisningar, helt och hållet kan anses vara icke stödberättigad.

Närmare upplysningar:

EUSA-fondernas webbplats
Lag om offentliga upphandlingar och koncessioner (1397/2016)