Arbetsbeskrivning: sändebud för bra projektadministration
Varje EUSA-projekt har en namngiven kontaktperson som verkar som en länk mellan projektet och ansvarsmyndigheten. Kontaktpersonen gör mycket arbete som inte syns utåt, men som ändå har en avgörande betydelse för hur projektet löper.
Specialplanerare Karoliina Karjalainen från Polisstyrelsen känner till svängarna i fonderna för inrikes frågor. Till Karjalainens arbete hör uppgifter som rör utvecklingsprocessen och projektförfarande inom polisen. Hon är medlem i polisens utvecklingsgrupp och i projektbyrån. Dessutom är hon kontaktperson mellan EUSA-ansvarsmyndighet och Polisstyrelsen.
Polisstyrelsen har för närvarande åtta ISF- och två AMIF-projekt på gång. Antalet avslutade projekt är sammanlagt 20. I projekten har man bl.a. utvecklat polisens datasystem, utbildningen för bekämpning av cyberbrottslighet och vittnesskyddet samt skapat verksamhetsmodeller för att förebygga våldsam radikalisering och extremism. Genom finansieringen skaffar man även skyddsutrustning för polispatruller. Dessutom har man förbättrat de tekniska förutsättningarna för asylutredningar samt effektiviserat åtgärderna för återvändo till tredje land. Polisstyrelsen har från fonder för inrikes frågor beviljats finansiering för sammanlagt ca 18,2 miljoner euro under pågående programperiod.
Kontaktpersonen stöder projekten under hela deras livscykel
Karjalainen har nu varit kontaktperson för EUSA i två år. Hon säger att tiden har gått fort.
− Jag informerar här hos polisen om nya möjliga ansökningar om finansiering utifrån. Dessutom ser jag till att projekten gör sina mellan- och slutbetalningsrapporter i tid och jag hjälper till med nya ansökningar om finansiering. Jag strävar efter att förmedla den nyaste informationen om fondernas bestämmelser och praxis samt om kommande utbildningar. Jag är med i projektens revisioner och jag skickar exempelvis ändringsförslag till ansvarsmyndigheten. Man skulle alltså kunna säga att jag stöder projekten i alla deras olika faser, sammanfattar Karjalainen.
Karjalainen ser sin egen roll framför allt som stöd och koordinator.
− Jag anser att en av de viktigaste uppgifterna som EUSA-kontaktperson är att vara ett stöd för projekten och att ge vägledning exempelvis angående den interna och externa rapporteringen. Dessutom strävar jag efter att säkerställa att andra administrativa uppgifter görs enligt bestämmelserna. Målet är att projekten får så mycket tid som möjligt för att förverkliga verksamheten. En egen utmaning utgörs förstås av det stora antalet projekt, konstaterar Karjalainen.
Uppgift att etablera bra projektadministration
I små organisationers projekt är kontaktpersonen ofta även ansvarig för projektets innehållsliga arbete. Rollen är annorlunda för stora stödmottagare, dvs. oftast myndigheternas kontaktpersoner för projekten.
Karjalainen deltar i planeringen av projekten tillsammans med de övriga i projektbyrån, men deltar inte i genomförandet av projektens innehåll. Kommunikationen med projektcheferna sker nästan dagligen. Projektchefen har själv också mycket ansvar för rapporteringen av projekten, men Karjalainen hjälper dem exempelvis med systemen.
− I projektbyrån fokuserar vi allmänt på att etablera bra projektadministration i polisens utvecklingsprojekt. I Polisstyrelsen använder vi en projektportfölj-applikation där alla utvecklingsprojekt finns listade. I projektportföljen kan jag granska uppgifterna för varje enskilt projekt, och jag hjälper också projektcheferna att rapportera där för vår utvecklingsgrupp, berättar Karjalainen.
En skicklig persons handlag syns
Kontaktpersonens funktion gentemot ansvarsmyndigheten samt betydelsen av bra projektadministration är likadan oberoende av stödmottagaren. Ur ansvarsmyndighetens synvinkel ska kontaktpersonen se till att projekt- och betalningsansökningar har fyllts i korrekt och filtrera bort fel och oväsentligheter. På så sätt påskyndas handläggningsprocessen och man undviker onödig begäran om kompletteringar. En kompetent kontaktperson för projekten är uppdaterad om skedena i projekten och tar reda på saker.
Karjalainens tips till nya projektkoordinatorer är just att det lönar sig att alltid våga fråga om något verkar oklart, eftersom det alltid är ett bättre alternativ att lägga ner tid på bra projektadministration i förväg än att korrigera eller reda ut frågor i efterhand.
