Ändring av ett stödbeslut kräver motiveringar, förutseende och planering

Ett projekt ska i regel genomföras i enlighet med den godkända projektplanen och budgeten. Ibland kan det ändå bli nödvändigt att avvika från planen. Om du funderar på ändring av ett stödbeslut lönar det sig att hålla vissa grundläggande faktorer i minnet.

1. Ansök om ändring endast om det är nödvändigt

Tänk först efter om det är nödvändigt och ändamålsenligt att ändra projektet för att projektets mål ska kunna uppnås. Betydande ändringar förutsätter alltid en ändringsansökan och ändring av stödbeslutet. Typiska situationer är till exempel:

• förlängning av projekttiden
• ändringar i eller tillägg till projektets mål eller åtgärder
• väsentliga ändringar eller tillägg till de kostnader eller kostnadsslag som specificeras i budgeten (kom ihåg tioprocentsregeln)
• byte av projektpartner
• ändring av projektgenomförarens namn eller organisation (t.ex. om organisationer går samman)

Om du är osäker om det är nödvändigt att göra en ansökan om ändring är det bra att fråga den ansvariga myndigheten om saken på förhand. Den ansvariga myndigheten bedömer också huruvida ändringarna är ändamålsenliga. Ändringsbehoven och -ansökningar ska behandlas i projektets ledningsgrupp innan ändringsansökan lämnas till den ansvariga myndigheten.

2. Förutse och samla alla ändringar i en enda ansökan om ändring

Ibland skickas flera ändringsansökningar in om samma projekt med några månaders mellanrum. Då kan det finnas fyra eller fem olika ändringsbeslut som gäller samma stödbeslut. Det här gör det ytterst arbetsamt att följa upp projektet och särskilt att kontrollera ansökan om utbetalning, då utbetalnings- och kontrollteamet måste försöka reda ut vilket stödbeslut som varit i kraft vid olika tidpunkter.

Därför är det viktigt att stödtagaren förutser kommande ändringar så långt som det är möjligt och samlar nödvändiga ändringar som är inom synhåll till en och samma ändringsansökan. I idealfallet träder ändringarna i kraft i början av rapporteringsperioden (1.1 eller 1.7). Förutseende är en del av ett högklassigt genomförande av projektet!

3. Ta hänsyn till tidsschemat för mellanbetalningar

Inga ändringar ska göras i ett projekt i det elektroniska systemet när behandling av ansökan om utbetalning till projektet pågår. Om en framställan om ändring tidsmässigt sammanfaller med en ansökan om mellanbetalning ska stödtagaren tänka på att ändringarna kan registreras i systemet och beslut om ändring av stödbeslutet utfärdas först när ansökan om utbetalning har behandlats och fristen för yrkande av rättelse av utbetalningsbeslutet gått ut.

4. Ansök om ändring i tid, senast en månad innan ändringen genomförs

I likhet med det ursprungliga stödbeslutet utfärdas beslut om ändringar i projektet som skriftliga beslut. Den ändrade planen ska fortfarande uppfylla de ursprungliga förutsättningarna för stödets beviljande, vilket innebär att ändringsansökningar som medför en betydande ändring på projektets ursprungliga karaktär eller mål inte kan godkännas. Förutsättningen för att kostnader är stödberättigande är att ansökan om ändring av stödbeslutet lämnas till den ansvariga myndigheten innan ändringarna genomförs och innan ändringen förorsakar kostnader.

Den sökande ska ge den ansvariga myndigheten tillräckligt med tid för handläggning av ändringsansökan. Därför ska ansökan om ändring lämnas senast en månad innan ändringen genomförs. Om projektet redan är i slutskedet ska ansökan om ändring lämnas senast en månad innan projektet slutförs.

5. Använd mallformuläret för ansökan om ändring

På EUSA-fondernas webbplats finns ett mallformulär för ansökan om ändring. Med hjälp av mallen kan du klarare presentera de ändringar som du ansöker om. Ändringsansökan skickas till den ansvariga myndigheten med meddelandefunktionen i EUSA-systemet. Om ändringarna blir godkända, öppnar den ansvariga myndigheten det elektroniska systemet så att ändringarna kan registreras.