Vikten av god förvaltning kan inte nog understrykas
EUSA-fondernas förvaltningsutbildning samlade cirka 30 projektarbetare till Helsingfors den 21 maj. Utbildningen gällde nya projekt men även gamla projekt med nya arbetstagare som behövde få kännedom om EUSA-fonderna och hur fondernas projektförvaltning ska skötas enligt bestämmelserna. Deltagarna fick en möjlighet att bekanta sig med andras projekt och träffa finansiären ansikte mot ansikte.
Till dagens viktigaste lärdom hörde i sin helhet att vikten av god förvaltning kan inte nog understrykas. Allt går smidigt om man i tid tar reda på saker och ting och kontaktar finansiären om något är oklart. EU-stöd medför vissa skyldigheter som projektteam behöver känna till. Det gäller att på eget initiativ söka information i handböcker, via utbildningar och direkt av finansiären. Utbildningen erbjöd också en utmärkt möjlighet att ställa frågor om sådant som hade upplevts vara svårt.
Det framgick under utbildningen att en utmaning inom AMIF-projekten var att verifiera målgruppen. Målgruppen behöver verifieras såsom fastställts i bestämmelserna och det ska man hålla fast vid även om uppgiften inte alltid är helt lätt. Finansiären handledde projektteamen att följa den anvisning om hur man verifierar målgruppen som finns i bilaga fyra i EUSA-fondernas förvaltningshandbok.
Förvaltningshandboken och projektansökan lyftes fram
Förvaltningshandboken är ytterst viktig med tanke på god projektförvaltning. Sonja, Riikka och Tuure från EUSA-fondernas utbetalnings- och kontrollteam uppmanade också projektteamen att noggrant bekanta sig med förvaltningshandboken. Under utbildningen behandlades sådana anvisningar, bestämmelser och villkor som finns i handboken.
Med tanke på det praktiska arbetet och att verkställa projektet är projektansökan projektets viktigaste handling eftersom den ligger till grund för projektfinansieringen och finansiären följer upp att dess innehåll verkställs. Projektteamet ska rapportera om hur projektet framskrider genom att spegla utfört arbete med projektansökan, det vill säga projektplanen, budgeten och stödbeslutet. I projektets beslut om stöd finns bland annat information om rapporteringsperioder och när utbetalningsansökningarna ska lämnas in.
Handlingarna sparas i pärmar i minst tio år
Under dagen handlade diskussionen även om kontroller och att spara dokument. Utöver finansiärens kontroller kan även Europeiska kommissionen göra en kontroll så sent som efter tio år efter avslutat projekt. Alla handlingar och projektdokument ska då vara tillgängliga och allra viktigast, de ska vara lättillgängliga. Därför underströk man under utbildningen att även om projektdokumentationen finns sparad digitalt, rekommenderas å det starkaste att under projektets gång spara och sedan lagra alla projektdokument på papper med tanke kontrollerna.
Kommunikation, EU-synlighet och information om nya fonder
Ett aktivt och välplanerat informationsarbete med bra genomslag är ett av hörnstenarna i ett framgångsrikt projekt. Det här underströk Noora som ansvarar för EUSA-fondernas kommunikation. Informationsarbetet kan inte bli framgångsrikt om man inte ser till EU-synligheten. Vad betyder då EU-synlighet? Europeiska unionen kan ses som projektets huvudsponsor som har vissa krav på synlighet till exempel när det gäller logotyper. Projektet som sponsras ska skapa en positiv bild av projektets huvudsponsor, alltså EU. Sponsorn ska föras fram både visuellt och även på annat sätt i informationsmaterialet.
Utbildningen blickade även framåt. Pauliina, som leder teamet för EUSA-fonderna, informerade om projektens kommande EUSA-fonder åren 2021—2027 som det för tillfället förhandlas om i Bryssel. Finansieringen av inrikes frågor kommer att öka i hög grad sett till helhetsnivån. Fondernas innehåll kommer ändå sannolikt att i huvudsak förbli likadant som under den nuvarande finansieringsperioden.
Utbildningens olika presentationer finns bakom länken nedan.
Presentationer under förvaltningsutbildningen (på finska)
