Työnkuva: hyvän hankehallinnon lähettiläs

Jokaisella EUSA-hankkeella on nimetty yhteyshenkilö, joka toimii linkkinä hankkeen ja vastuuviranomaisen välillä. Yhteyshenkilö tekee paljon ulospäin näkymätöntä työtä, joka on kuitenkin ratkaisevaa hankkeen sujuvuuden kannalta.

Erikoissuunnittelija Karoliina Karjalainen Poliisihallituksesta tuntee sisäasioiden rahastojen kiemurat. Karjalaisen työnkuvaan kuuluu poliisin kehittämisprosessiin ja hankemenettelyyn liittyviä tehtäviä. Hän on jäsenenä poliisin kehittämisryhmässä sekä hanketoimistossa. Lisäksi hän toimii yhteyshenkilönä EUSA-vastuuviranomaisen ja Poliisihallituksen välillä.

Poliisihallituksella on tällä hetkellä käynnissä kahdeksan ISF- ja kaksi AMIF-hanketta. Päättyneitä hankkeita on yhteensä 20. Hankkeissa on mm. kehitetty poliisin tietojärjestelmiä, kyberrikostorjunnan koulutusta ja todistajansuojelua sekä luotu toimintamalleja väkivaltaisen radikalisoitumisen ja ekstremismin ennalta estämiseksi. Rahoituksella hankitaan myös suojavälineitä poliisipartioiden käyttöön. Lisäksi on parannettu turvapaikkatutkinnan teknisiä edellytyksiä sekä tehostettu paluutoimenpiteitä kolmansiin maihin. Poliisihallitus on saanut sisäasioiden rahastoista rahoitusta yhteensä noin 18,2 miljoonaa euroa kuluvalla rahoitusohjelmakaudella.

Yhteyshenkilö tukee hankkeita koko niiden elinkaaren ajan

Karjalainen on toiminut EUSA-yhteyshenkilönä nyt kaksi vuotta. Hänen mukaansa aika on mennyt nopeasti.

− Tiedotan meillä poliisissa uusista avautuvista ulkopuolisen rahoituksen hauista. Lisäksi huolehdin siitä, että hankkeet saavat tehtyä väli- ja loppumaksatusraportoinnit ajoissa ja autan tekemään uusia rahoitushakemuksia. Pyrin välittämään uusinta tietoa rahastojen säännöistä ja käytännöistä sekä tulevista koulutuksista. Olen mukana hankkeiden tilintarkastuksissa ja lähetän esimerkiksi muutosesitykset vastuuviranomaiselle. Voisi siis sanoa, että tuen hankkeita kaikissa niiden elinkaaren vaiheissa, Karjalainen tiivistää.

Karjalainen näkee oman roolinsa ennen kaikkea ohjaavana ja koordinoivana.

− Olen sitä mieltä, että hankkeiden tukeminen ja ohjeistaminen esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen raportoinnin suhteen on yksi keskeisimmistä tehtävistäni EUSA-yhteyshenkilönä. Lisäksi pyrin varmistamaan, että muut tarvittavat hallinnolliset asiat tulevat tehdyiksi ohjeiden mukaisesti. Tavoitteena on, että hankkeille jäisi mahdollisimman paljon aikaa toiminnan toteuttamiselle. Omat haasteensa tähän tuo tietysti hankkeiden suurehko lukumäärä, Karjalainen toteaa.

Tehtävänä hyvän hankehallinnon jalkauttaminen

Pienten organisaatioiden hankkeissa yhteyshenkilö on usein samaan aikaan vastuussa myös hankkeen sisällöllisestä työstä. Suurten tuensaajien eli useimmiten viranomaisten hankeyhteyshenkilöiden rooli on toisenlainen.

Karjalainen osallistuu hankkeiden suunnitteluun yhdessä muun hanketoimiston porukan kanssa, mutta ei ole mukana hankkeiden sisällöllisessä toteuttamisessa. Yhteydenpito projektipäälliköiden kanssa on lähes päivittäistä. Projektipäälliköillä itselläänkin on paljon vastuuta hankkeiden raportoinnista, mutta Karjalainen auttaa heitä esimerkiksi järjestelmien kanssa.

− Keskitymme hanketoimistossa yleisesti hyvän hankehallinnon menettelyiden jalkauttamiseen poliisin kehittämishankkeisiin. Meillä on Poliisihallituksessa käytössä hankesalkkusovellus, jossa on listattuna kaikki kehittämishankkeet. Hankesalkusta pystyn tarkastelemaan yksittäisen hankkeen tietoja, ja autan myös projektipäälliköitä raportoimaan sinne meidän kehittämisryhmää varten, Karjalainen kertoo.

Osaavan tekijän kädenjälki näkyy

Yhteyshenkilön funktio vastuuviranomaisen suuntaan sekä hyvän hankehallinnon merkitys ovat tuensaajasta riippumatta samanlaisia. Vastuuviranomaisen näkökulmasta yhteyshenkilön kuuluu huolehtia siitä, että hanke- ja maksatushakemukset on täytetty oikein, ja suodattaa virheet ja epäjohdonmukaisuudet pois. Näin nopeutetaan käsittelyprosessia ja vältytään turhilta täydennyspyynnöiltä. Osaava hankeyhteyshenkilö on ajan tasalla hankkeiden tapahtumista ja ottaa asioista selvää.

Karjalaisen vinkki aloitteleville hankekoordinaattoreille onkin se, että kannattaa uskaltaa kysyä aina, jos jokin asia tuntuu epäselvältä, koska hyvään hankehallinnointiin etukäteen käytetty aika on aina parempi vaihtoehto kuin jälkikäteen asioiden korjaaminen tai selvittäminen.