Tukipäätöksen muutos vaatii perusteluja, ennakointia ja suunnittelua

Hanketta tulee pääsääntöisesti toteuttaa hyväksytyn hankesuunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Joskus eteen tulee kuitenkin tilanteita, joissa suunnitelmasta on tarpeen poiketa. Muutama perusasia on hyvä muistaa, jos tukipäätöksen muutos on ajankohtainen.

1. Hae muutosta vain, jos se on välttämätöntä

Punnitse ensin, onko muutos tarkoituksenmukainen ja välttämätön hankkeen tavoitteiden toteuttamiseksi. Merkittävät muutokset edellyttävät aina muutoshakemusta ja tukipäätöksen muuttamista. Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi:

• hankkeen toimikauden jatkaminen
• muutokset tai lisäykset hankkeen tavoitteisiin tai toimintoihin
• olennaiset muutokset tai lisäykset talousarviossa eriteltyihin kustannuksiin tai kustannuslajeihin (huomioi 10 %:n sääntö)
• hankekumppaneiden vaihtuminen
• hanketoteuttajan nimen tai organisaation muuttuminen (esim. organisaatioiden yhdistyminen)

Jos olet epävarma muutoshakemuksen tarpeesta, asia kannattaa varmistaa etukäteen vastuuviranomaiselta. Vastuuviranomainen arvioi myös muutosten tarkoituksenmukaisuuden. Muutostarpeet ja -hakemukset on käsiteltävä hankkeen ohjausryhmässä ennen muutoshakemuksen jättämistä vastuuviranomaiselle.

2. Ennakoi ja niputa muutokset yhteen muutoshakemukseen

Joskus samasta hankkeesta saapuu muutoshakemuksia muutaman kuukauden välein, jolloin tukipäätöstä saattaa koskea neljä tai viisi eri muutospäätöstä. Tämä tekee hankkeen seurannasta ja etenkin maksatushakemusten tarkastuksesta erittäin työlästä, kun maksatus- ja tarkastustiimi yrittää jäljittää, mikä tukipäätös on kulloinkin ollut voimassa.

Tuensaajan tulisikin pyrkiä ennakoimaan mahdollisimman pitkälle tulevia muutoksia ja niputtamaan nähtävissä olevat, välttämättömät muutokset yhteen muutoshakemukseen - ideaalitilanteessa vielä niin, että muutokset tulevat voimaan raportointikauden alusta (1.1. tai 1.7.). Ennakointikin on osa hyvää hanketoteutusta!

3. Huomioi välimaksatusten aikataulut

Hankkeelle ei tule tehdä mitään muutoksia sähköisessä järjestelmässä silloin, kun hankkeen maksatushakemuksen käsittely on kesken. Jos muutosesitys osuu välimaksatushakemuksen kanssa samaan aikaan, tulee tuensaajan huomioida, että muutokset voidaan viedä järjestelmään ja tukipäätöksen muutospäätös tehdä vasta sitten, kun maksatushakemus on käsitelty ja maksatuspäätöksen oikaisuvaatimusaika umpeutunut.

4. Hae muutosta ajoissa, viimeistään kuukausi ennen muutoksen toteutumista

Kuten hankkeelle tehty alkuperäinen tukipäätös, myös siihen tehtävät muutokset tehdään kirjallisina päätöksinä. Muutetun suunnitelman tulee edelleen täyttää tuen myöntämiselle alun perin asetetut edellytykset, eli mitään hankkeen alkuperäistä luonnetta tai tavoitteita merkittävästi muuttavia muutoshakemuksia ei voida hyväksyä. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että tukipäätöksen muutoshakemus toimitetaan vastuuviranomaiselle ennen muutosten toteuttamista ja ennen kuin muutoksesta aiheutuvat kustannukset ovat syntyneet.

Vastuuviranomaiselle tulee jättää riittävästi aikaa muutoshakemuksen käsittelyyn. Siksi muutosta on syytä hakea viimeistään kuukausi ennen muutoksen toteuttamista. Jos hanke on jo loppuvaiheessa, on muutosta haettava viimeistään kuukausi ennen hankkeen päättymistä.

5. Käytä muutoshakemuksen mallilomaketta

EUSA-rahastojen verkkosivuilta löytyy muutoshakemuksen mallipohja, joka auttaa esittämään selkeämmin haetut muutokset. Muutoshakemus lähetetään vastuuviranomaiselle EUSA-järjestelmän viestitoiminnolla. Jos muutokset hyväksytään, vastuuviranomainen avaa sähköisen järjestelmän muutosten tekemistä varten.