Hyvän hallinnoinnin merkitystä ei voi korostaa liikaa
EUSA-rahastojen hallinnointikoulutus 21.5. keräsi noin 30 hanketoteuttajaa Helsinkiin. Koulutus oli suunnattu uusille hankkeille sekä vanhojen hankkeiden uusille työntekijöille, joille EUSA-rahastot ja rahaston sääntöjen mukainen hankehallinnointi on uutta. Hankkeet saivat tilaisuuden tutustua toisiinsa ja päästä juttusille kasvokkain rahoittajan kanssa.
Päivän tärkeintä antia oli kokonaisuudessaan ymmärrys siitä, että hyvän hallinnoinnin merkitystä ei voi korostaa liikaa. Helpoimmalla pääsee, kun ottaa asioista ajoissa selvää ja on yhteydessä rahoittajaan, jos jokin asia tuntuu epäselvältä. EU-tuki tuo mukanaan tiettyjä velvoitteita, joista hankkeiden on oltava tietoisia. Tietoa tulee hakea oma-aloitteisesti oppaista, koulutuksista ja suoraan rahoittajalta. Koulutus tarjosikin oivan mahdollisuuden esittää kysymyksiä vaikeaksi koetuista asioista.
Koulutuksessa kävi ilmi, että yksi haasteelliseksi koettu asia AMIF-hankkeissa on kohderyhmän todentaminen. Kohderyhmän todentaminen tulee tehdä sääntöjen mukaisesti eikä tässä tule lipsua, vaikka tämä ei aina ole ihan yksinkertaisin tehtävä. Rahoittaja ohjasi hankkeet noudattamaan EUSA-rahastojen hallinnointioppaan liitteestä neljä löytyvää ohjetta kohderyhmän todentamisesta.
Hallinnointiopas ja hankehakemus esiin
Hallinnointiopas on erittäin tärkeä opas hankkeen hyvän hallinnoinnin näkökulmasta. EUSA-rahastojen maksatus- ja tarkastustiimissä työskentelevät Sonja, Riikka ja Tuure patistivatkin hankkeita tutustumaan huolella hallinnointioppaaseen, josta löytyviä ohjeita, sääntöjä ja reunaehtoja käytiin koulutuksessa lävitse.
Hankkeen toteuttamisessa ja käytännön työssä tärkein asiakirja on hankkeen hankehakemus, joka perusteella hanketta on rahoitettu ja jonka toteutumista rahoittaja seuraa. Hankkeen tulee raportoida hankkeen edistymisestä peilaten tehtyä työtä hankehakemukseen, eli hankesuunnitelmaan ja talousarvioon ja tukipäätökseen. Hankkeen tukipäätöksestä löytyy mm. raportointijaksot ja määräajat maksatushakemusten toimittamiselle.
Asiakirjat kansioihin säilöön ainakin kymmeneksi vuodeksi
Päivän aikana keskusteltiin myös tarkastuksista ja asiakirjojen säilyttämisestä. Rahoittajan tekemien tarkastusten lisäksi tarkastuksen voi tehdä Euroopan komissio, myöhemmillään jopa vielä 10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. Kaikki asiakirjat ja hankedokumentit on oltava tuolloin olemassa ja mikä tärkeintä, vaivattomasti saatavilla. Siksi koulutuksessakin painotettiin, että vaikka hankedokumentaatio olisikin tallessa digitaalisesti, suositellaan erittäin vahvasti, että kaikki hankedokumentaatio tuotetaan hankkeen aikana fyysiseen muotoon ja säilytetään tarkastuksia silmällä pitäen myös fyysisessä muodossa.
Viestintää, EU-näkyvyyttä ja tietoa uusista rahastoista
Aktiivinen ja vaikuttava, huolella suunniteltu viestintä on yksi onnistuneen hankkeen peruspilareista. Tätä korosti EUSA-rahastojen viestinnästä vastaava Noora. Onnistunutta viestintää ei voi tehdä ilman, että huolehditaan EU-näkyvyydestä. Mitä EU-näkyvyys sitten tarkoittaa? Euroopan unionia voi ajatella hankkeen pääsponsorina, jolla on tiettyjä vaatimuksia näkyvyyteen, esim. logoihin, liittyen. Sponsoroitavan hankkeen tulee luoda positiivista mielikuvaa hankkeen pääsponsorista, EU:sta. Sponsori tulee tuoda esiin niin visuaalisesti kuin muillakin viestinnän keinoilla.
Koulutuksessa katsottiin myös tulevaan. EUSA-rahastotiimin esimies Pauliina kertoi hankkeille tulevista, vuosien 2021-2027 EUSA-rahastoista, joista neuvotellaan parhaillaan Brysselissä. Sisäasioiden rahoitus tulee kasvamaan kokonaistasolla merkittävästi. Rahastojen sisältö tulee kuitenkin pysymään luultavasti pääosin samanlaisena kuin kuluvalla rahoituskaudella.
Koulutuksen esitykset löydät alla olevasta linkistä:
