Dokumentera och var i kontakt med finansiären – corona-anvisningar för projekt

Undantagsförhållandena på grund av coronaviruset påverkar aktiviteten inom flera projekt. Läs noga finansiärens anvisningar för distansevenemang och dokumentering av evenemangen, autentisering av deltagare och dataskydd, stödberättigande kostnader och om eventuella ändringsbehov i projektet.

Denna anvisning gäller undantagsförhållanden förorsakade av coronaviruset. Anvisningarna gäller tills den ansvariga myndigheten meddelar att de upphör att gälla.

Projekten ska använda omdöme vid förverkligandet av allt kundarbete samt vid planeringen och anordnandet av olika tillställningar, evenemang och möten. Projekten ska i all sin verksamhet följa myndigheternas anvisningar. 

Dokumentering av distansevenemang och deltagande 

Projekten kan i mån av möjlighet ordna evenemang på distans. Distansevenemang ska dokumenteras och deltagarna ska autentiseras. Med dokumentationen kan projekten t.ex. vid projektkontroll visa hur tillställningen har ordnats och vilken slags tillställning det rört sig om och vem som deltagit i tillställningen.  

Det lättaste sättet och ett tillräckligt sätt att autentisera deltagarna i undantagsförhållanden är att utarbeta en deltagarlista. Denna måste finnas om kostnader uppkommer för evenemanget eller om deltagarna registreras i projektets indikatorsiffror. En separat deltagarlista ska utarbetas för varje evenemang. 

Vilka uppgifter registreras på deltagarlistan?

Vilka uppgifter som ska anges på deltagarlistan beror på målgruppen för evenemanget. Om målgruppen för evenemanget är t.ex. anställda inom hälsovården eller kommunen, registrerar evenemangets arrangör deltagarnas namn på deltagarlistan och undertecknar deltagarlistan.

Om målgruppen för evenemanget är tredjelandsmedborgare, registrerar evenemangets arrangör deltagarnas namn och medborgarskapsinformation på deltagarlistan och undertecknar listan. På deltagarlistan för ett evenemang som arrangerats för tredjelandsmedborgare ska det dessutom finnas information om hur de redan tidigare har verifierats som medlemmar i målgruppen i enlighet med AMIF-förordningen. Om nya personer deltar i evenemanget vars medborgarskapsinformation inte ännu har verifierats, ska detta registreras på deltagarlistan och medborgarskapsinformationen konstateras i efterhand. Personerna rapporteras i indikatoruppgifterna på utbetalningsansökan först efter att de verifierats.

För att autentisera tredjelandsmedborgare som deltar i distansevenemang får man inte av datasäkerhetsskäl lov att be dem skicka sin personbeteckning eller en kopia/bild på identitetsbeviset eller uppehållstillståndet per e-post.  

Stödberättigande kostnader

Kostnader för resor, evenemang och utbildning enligt stödbeslutet om projekt och funktioner som finansieras av EUSA-fonderna, och som annullerats på grund av coronavirus, är stödberättigade kostnader, om det inte är möjligt att få återbetalning på dem. Stödtagaren ska alltid i första hand ansöka om återbetalning av den aktör som skött rese-, lokal- eller andra bokningar. Orsakerna till annulleringen och andra motiveringar ska tydligt konstateras i samband med rapporteringen av projektet.
Om kostnaderna till följd av undantagstillståndet är exceptionellt stora eller om situationen i övrigt är särskilt utmanande eller oklar i fråga om genomförandet av projektfunktionerna, ska stödtagaren kontakta finansiären. 

Stödberättigande personalkostnader och arbetstidsbokföring för deltidsanställda

Inom projektet kan man betala lön för uppgifter i enlighet med projektplanen. Om personalen inom projektet fokuserar på andra arbetsuppgifter eller är permitterad uppkommer inga lönekostnader för projektet under denna tid.

För personer som är deltidsanställda i projektet eller verksamheten ska föras arbetstidsbokföring som den anställda och chefen godkänner. Under undantagsförhållandena kan arbetstidsbokföring godkännas t.ex. per e-post, om det inte är möjligt att signera dokumentet elektroniskt. Blanketterna ska dock undertecknas efter att undantagsförhållandena upphört.
För projektets anställdas del följs samma regler som för organisationens övriga anställda. Om ändringar förekommer i lagstiftningen för förfarandenas del agerar man enligt dessa.

Att förlänga projektperioden och avbryta projekt 

Det kan finnas behov av att förlänga projektperioden om mer tid krävs för att genomföra projektet med anledning av undantagsförhållandena. Projektperioden förlängs endast om uppnåendet av projektets mål förutsätter detta. En senareläggning av projektfunktioner som beror på undantagstillståndet ska i första hand göras inom projektperioden, i mån av möjlighet. Förlängning av projektperioden kräver ändring av stödbeslutet och finansiären ska alltid kontaktas.   

Begränsningarna på grund av coronavirussituationen kan leda till en situation där det finns anledning att avbryta projektet. Om projektet avbryts ska detta alltid motiveras separat och det ska finnas ett speciellt vägande skäl. I frågor som gäller detta ska man kontakta finansiären.  

Corona-anvisningar för projekt

Mer information:

[email protected]