Dokumentoi ja ole yhteydessä rahoittajaan – korona-ohjeistus hankkeille
Koronaviruksen aiheuttamat poikkeusolot vaikuttavat useiden hankkeiden toimintaan. Tutustu huolellisesti rahoittajan ohjeistukseen koskien etätilaisuuksia ja niiden dokumentointia, osallistujien todentamista ja tietosuojaa, kustannusten tukikelpoisuutta ja hankkeen mahdollisia muutostarpeita.
Tämä ohjeistus pätee koronaviruksen aiheuttamissa poikkeusoloissa. Ohjeistus on voimassa siihen saakka, kunnes vastuuviranomainen ilmoittaa sen voimassaolon päättyneen.
Hankkeiden tulee käyttää harkintaa kaiken asiakastyön toteuttamisessa sekä erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä. Kaikessa toiminnassa tulee tukeutua viranomaisten antamiin ohjeisiin.
Etätilaisuuksien ja osallistumisen dokumentointi
Hankkeet voivat järjestää mahdollisuuksien mukaan tilaisuuksia etäyhteyksien avulla. Etäyhteyksin järjestetyt tilaisuudet tulee dokumentoida ja osallistujat todentaa. Dokumentaation avulla hankkeet voivat esim. hanketarkastuksissa osoittaa, miten ja minkälainen tilaisuus on järjestetty ja kuka siihen on osallistunut.
Helpoin ja poikkeusoloissa riittävä tapa todentaa osallistujat on laatia osallistujalista. Se on oltava, jos tilaisuudesta syntyy kustannuksia tai jos osallistujat raportoidaan hankkeen indikaattoritietoihin. Osallistujalista tulee laatia jokaisesta tilaisuudesta erikseen.
Mitä tietoja osallistujalistaan merkitään?
Se, mitä tietoja osallistujalistaan tulee merkitä, riippuu tilaisuuden kohderyhmästä. Jos tilaisuuden kohderyhmä on esim. terveydenhuollon tai kunnan työntekijät, tilaisuuden järjestäjä kirjaa tilaisuuden osallistujien nimet osallistujalistaan ja kuittaa allekirjoituksellaan osallistujalistan.
Jos tilaisuuden kohderyhmä on kolmansien maiden kansalaiset, tilaisuuden järjestäjä kirjaa tilaisuuden osallistujien nimet ja kansalaisuustiedot osallistujalistaan ja kuittaa allekirjoituksellaan listan. Kolmansien maiden kansalaisille järjestetyn tilaisuuden osallistujalistasta tulee löytyä lisäksi tieto tavasta, jolla heidän on jo aiemmin todennettu kuuluvan AMIF-asetuksen mukaiseen kohderyhmään. Jos tilaisuuteen osallistuu uusia henkilöitä, joiden kansalaisuustietoja ei ole vielä todennettu, tulee osallistujalistaan merkitä tämä tieto ja kansalaisuustieto tulee todentaa jälkikäteen. Maksatushakemuksen indikaattoritiedoissa henkilöt raportoidaan vasta sitten, kun heidät on todennettu.
Etäyhteyksin järjestettyihin tilaisuuksiin osallistuvien kolmansien maiden kansalaisten todentamiseksi ei tietosuojasyistä saa pyytää lähettämään henkilötunnusta tai kopiota/kuvaa henkilöllisyystodistuksesta tai oleskeluluvasta sähköpostitse.
Kustannusten tukikelpoisuus
EUSA-rahastoista rahoitettavien hankkeiden tai toimintojen tukipäätöksen mukaisten, koronaviruksen takia peruttujen matkojen, tapahtumien sekä koulutusten kulut ovat tukikelpoisia kuluja, mikäli niistä ei ole mahdollista saada palautuksia. Tuensaajan tulee aina ensisijaisesti hakea palautusta taholta, jolta matka-, tila- tai muita varauksia on tehty. Peruuntumisen syy ja muut perustelut tulee todeta selkeästi hankkeen raportoinnin yhteydessä.
Jos poikkeustilanteesta aiheutuvat kustannukset ovat erityisen suuria tai tilanne on muutoin hanketoimintojen toteuttamisen kannalta erityisen haastava tai tulkinnanvarainen, tulee tuensaajan olla yhteydessä rahoittajaan.
Henkilöstökustannusten tukikelpoisuus ja osa-aikaisten työajankirjanpito
Hankkeessa voidaan maksaa palkkaa hankesuunnitelman mukaisista tehtävistä. Jos hankkeen henkilöstö keskittyy muihin töihin tai on lomautettuna, ei hankkeelle lähtökohtaisesti synny tänä aikana palkkakustannuksia. Tällaisessa tilanteessa tulee aina olla yhteydessä rahoittajaan.
Osa-aikaisesti hankkeessa työskentelevien henkilöiden osalta tulee pitää työaikakirjanpitoa, jonka työntekijä ja esimies hyväksyvät. Poikkeusolojen aikana työaikakirjanpito voidaan hyväksyä esim. sähköpostitse, mikäli asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen ei ole mahdollista. Lomakkeet tulee kuitenkin allekirjoittaa poikkeustilan päättymisen jälkeen.
Hankkeen työntekijöiden osalta noudatetaan samoja sääntöjä kuin muidenkin organisaation työntekijöiden osalta. Jos menettelyihin tulee lainsäädännössä muutoksia, toimitaan niiden mukaisesti.
Hankekauden jatkaminen ja hankkeen keskeyttäminen
Hankekauden jatkaminen voi olla tarpeen, jos hankkeen toteuttamiseen tarvitaan poikkeusoloista johtuvien syiden takia lisää aikaa. Hankekautta jatketaan ainoastaan silloin, kun hankkeen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää sitä. Poikkeusoloista johtuva hanketoimintojen lykkääminen tulee ensisijaisesti toteuttaa mahdollisuuksien mukaan hankekauden puitteissa. Hankekauden jatkaminen vaatii tukipäätöksen muuttamista, josta on aina oltava rahoittajaan yhteydessä.
Koronavirustilanteen rajoitukset voivat aiheuttaa tilanteen, jossa hanke on syytä keskeyttää. Keskeyttäminen tulee aina perustella erikseen ja siihen tulee olla erityisen painava syy. Tätä koskevissa kysymyksissä tulee olla yhteydessä rahoittajaan.
Ohjeistusta hankkeille COVID-19 poikkeusoloissa
Lisätietoja:
