Vapaaehtoisen paluun vakiinnuttaminen -hankkeella oli tärkeä rooli turvapaikanhakijatilanteen muuttuessa syksyllä 2015
Vapaaehtoisen paluun vakiinnuttaminen - hankkeen lähtötilanteena oli lakimuutos, jolla vapaaehtoinen paluu vakinaistettiin osaksi Maahanmuuttoviraston (Migri) ja vastaanottokeskusten toimintaa. Tehtävä oli Migrille ja vastaanottokeskuksille täysin uusi. Hankkeen ansiosta hakijan neuvontaan ja kuulemiseen jää aikaisempaa enemmän aikaa ja vapaaehtoisesta paluusta on tarjolla tietoa mm. 11 eri kielellä. Hankkeen merkittävin yhteiskunnallinen arvo tulee siitä, että vapaaehtoisen paluun järjestelmä toimii hyvin.
Kolme päätavoitetta - osaaminen, tietojärjestelmät ja viestintä
Vapaaehtoisen paluun vakiinnuttaminen -hankkeella oli kolme tavoitetta. Yksi tavoitteista oli vastaanottokeskusten ja Maahanmuuttoviraston työntekijöiden vapaaehtoiseen paluuseen liittyvän osaamisen kehittäminen. Tähän tavoitteeseen sisältyi tarvittavien koulutusten järjestäminen, ohjeistuksen laatiminen sekä vastaanottokeskuksissa annettavan vapaaehtoisen paluun asiakasneuvonnan työmenetelmien kehittäminen.
Hankkeen toinen tavoite liittyen tietojärjestelmiin ja tarvittavien Umarek-tietojärjestelmän muutosten toteuttamiseen. Jotta vapaaehtoisen paluun tukihakemuksia voidaan käsitellä vastaanottokeskuksissa, tarvittiin tietojärjestelmään uusi asiatyyppi, jonka kehittäminen toteutettiin yhdessä Accenturen kanssa. Lisäksi tuotettiin hakulomake vapaaehtoisen paluun tuen hakemista varten.
Kolmas tavoite oli vapaaehtoisen paluun asiakas- ja sidosryhmätiedottamisen kehittäminen. Vapaaehtoisen paluun asiakasviestintään tarvittiin esitteitä ja riittävästi tietoa paluusta Maahanmuuttoviraston internet-sivuille. Aiemmin esitteitä ja vapaaehtoista paluuta koskevaa tietoa jakoi vain IOM, joten koko vapaaehtoista paluuta koskeva tiedottaminen oli suunniteltava ja toteutettava alusta alkaen.
Lakimuutos poiki Maahanmuuttovirastolle ja vastaanottokeskuksille uuden tehtävän
Vapaaehtoisen paluun vakiinnuttaminen -hanke toteutettiin 1.1.2015–31.3.2017. Hankkeen toteutti Maahanmuuttovirasto sekä viraston alaisuudessa toimiva Oulun vastaanottokeskus, sekä hankekumppaneina SPR Lapin piiri ja Rovaniemen vastaanottokeskus sekä SPR Varsinais-Suomen piiri ja Turun vastaanottokeskus.
Hanke lähti tilanteesta, jossa vapaaehtoinen paluu vakinaistettiin lakimuutoksella osaksi Maahanmuuttoviraston ja vastaanottokeskusten toimintaa 1.7.2015 alkaen. Tehtävä oli sekä Maahanmuuttovirastolle että vastaanottokeskuksille kokonaan uusi, koska ennen lakimuutosta vapaaehtoista paluuta oli Suomessa toteutettu Kansainvälisen siirtolaisuusjärjestö IOM:n toteuttamin hankkein.
Uuden tehtävän vakiinnuttaminen vaati monenlaisia toimia
Tavoitteena oli myös kehittää vapaaehtoisen paluun neuvontaan sopivia työmenetelmiä ja näin vahvistaa vastaanottokeskusten työntekijöiden osaamista tässä asiassa. Tätä varten hankkeessa työskenteli kolme hanketyöntekijää Oulun, Rovaniemen ja Turun vastaanottokeskuksissa.
Uuden tehtävän aloittaminen ja vakinaistaminen osaksi toimintaa vaativat monenlaisia toimia kuten vastaanottokeskusten henkilöstön kouluttamista ja ohjeistamista, tietojärjestelmämuutoksia sekä muutoksesta ja vapaaehtoisen paluun tuesta tiedottamista niin asiakkaille kuin sidosryhmillekin. Tiedottamista varten tarvittiin erilaisia viestintämateriaaleja, joita hankkeessa tuotettiin.
Muuttuneessa tilanteessa hankkeen tavoitteita jouduttiin muokkaamaan
Hankkeen tavoitteet saavutettiin osin erinomaisesti mutta niitä jouduttiin osaksi myös muokkaamaan. Hankkeen tavoitteet oli laadittu elo-syyskuussa 2015, juuri hetkeä ennen kuin Suomeen saapui ennennäkemättömän suuri määrä turvapaikanhakijoita. Syksyn ja talven 2015–2016 aikana koko vastaanottojärjestelmä mullistui kun sen kapasiteetti piti erittäin lyhyessä ajassa kymmenkertaistaa.
Uudet vastaanottokeskukset aloittivat toimintansa hyvin nopealla aikataululla ja usein ilman aiempaa kokemusta vastaanottotoiminnasta, saati vapaaehtoisesta paluusta. Turvapaikanhakijoiden määrän kasvaessa kasvoi yllättäen myös vapaaehtoista paluusta kiinnostuneiden turvapaikanhakijoiden määrä.
Hanketyöntekijöiden työpanoksella oli keskeinen merkitys koko järjestelmän toiminnalle
Tavoitteista ensimmäinen, osaamisen lisääminen ja työmenetelmien kehittäminen onnistui hankkeen avulla, mutta eri tavoin kuin alun perin suunniteltiin. Vastaanottokeskuksissa toimineiden kolmen hanketyöntekijän oli alun perin tarkoitus keskittyä uusien työmenetelmien kehittämiseen, mutta muuttuneessa tilanteessa heidän työpanoksensa ohjattiin lähes kokonaan uusien vastaanottokeskusten neuvontaan ja tukemiseen vapaaehtoiseen paluuseen liittyvissä asioissa.
Ohjauksen ja neuvonnan resurssit Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikössä eivät olisi riittäneet tähän tarpeeseen, joten kolmen hanketyöntekijän työpanoksella oli tässä tilanteessa keskeinen merkitys koko järjestelmän toiminnalle. Näin ollen hankkeessa toteutettiin suunniteltua huomattavasti laajemmin vastaanottokeskusten henkilöstön kouluttamista, mutta työmenetelmien kehittämiseen jäi vain vähän aikaa ja työ jäi siltä osin kesken.
Hankkeen ansiosta hakijan neuvontaan ja kuulemiseen jää enemmän aikaa
Tietojärjestelmien osalta hanke onnistui suunnitellusti, kun Umarek-järjestelmän muutokset saatiin toteutettua hankkeen tuella ja lopputuloksesta tuli onnistunut. Tietojärjestelmämuutoksia tehtiin sekä keväällä 2015 ennen lakimuutoksen voimaantuloa että vuoden 2016 aikana. Ensimmäisen vaiheen muutoksilla järjestelmään luotiin välttämättömät toiminnot vapaaehtoisen paluun tukihakemusten käsittelyprosessia varten.
Toisessa vaiheessa järjestelmään tehtiin muutoksia, joiden myötä hakemuksessa voidaan hyödyntää kaikkia niitä tietoja joita järjestelmässä on hakijasta jo valmiiksi, ja uusina tietoina syötetään vain paluun ja uudelleenkotoutumistuen järjestämisessä tarvittavia tietoja. Hakemusta vastaanottavan työntekijän aikaa kuluu vähemmän hakemustietojen kirjaamiseen ja sitä jää enemmän hakijan neuvontaan ja kuulemiseen.
Vapaaehtoisesta paluusta toteutettiin monikielinen esite ja esite 11 eri kielellä
Kolmantena tavoitteena oli vapaaehtoisen paluun asiakas- ja sidosryhmätiedottamisen kehittäminen. Tiedottamista tehtiin jo kesällä 2015 ennen lakimuutoksen voimaan astumista. Alkuvaiheessa vapaaehtoisesta paluusta lisättiin tietoa Maahanmuuttoviraston internet-sivuille ja tuotettiin tulostettava esite suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Tiedottamista haluttiin kuitenkin parantaa ja toteuttaa sitä myös asiakkaiden omilla kielillä, joten hankkeen loppuvaiheessa vapaaehtoisesta paluusta toteutettiin yksi monikielinen esite ja esite 11 eri kielillä. Samalla Maahanmuuttoviraston internet-sivuilla olevat vapaaehtoisen paluun ohjeet käännettiin ja julkaistiin uusille kielille siten että tietoa on nyt saatavilla 11 eri kielellä osoitteessa www.migri.fi/return.
Hankkeen tavoitteisen saavuttamista seurattiin hankkeen ohjausryhmässä, mutta sen lisäksi myös Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikössä.
Hankkeen tulokset hyödyttävät vastaanottokeskuksia jatkossakin
Hankkeesta oli erityinen hyöty kun maahanmuuton tilanne yllättäen muuttui syksyllä ja talvella 2015–2016. Hankkeen toimintaa muutettiin tilannetta vastaavaksi, ja se oli hyvin tarpeellinen apu uusien vastaanottokeskusten työntekijöiden opastamisessa vapaaehtoisen paluun asioissa. Hankkeen saavuttamien hyvien tulosten taustalla on riittävän rahoituksen lisäksi osaavat ja innostuneet työntekijät sekä kyky ja rohkeus muuttaa suunnitelmia joustavasti tilanteen edellyttämällä tavalla.
Hankkeen tuella vapaaehtoinen paluu saatiin vakiinnutettua osaksi vastaanottopalveluita. Hankkeessa vastaanottokeskuksille rakennettu osaaminen sekä tietojärjestelmämuutokset ja tuotetut viestintämateriaalit hyödyttävät vastaanottokeskuksia päivittäisessä työssä jatkossakin.
Vapaaehtoisen paluun järjestelmä toimii hyvin
Hankkeen merkittävin yhteiskunnallinen arvo tulee siitä, että vapaaehtoisen paluun järjestelmä toimii hyvin. Tämä tukee sitä että ne turvapaikanhakijat jotka eivät voi tai halua jäädä Suomeen, pääsevät vapaaehtoisen paluun avulla sujuvasti, turvallisesti ja inhimillisesti palaamaan kotimaihinsa. Sen lisäksi että hyvin toimiva vapaaehtoisen paluun järjestelmä hyödyttää sen avulla kotiin palaavia turvapaikanhakijoita, sillä on välillisesti myös laajempia yhteiskunnallisia hyötyjä mm. laittoman maassa oleskelun torjunnan kautta.
Hankkeen tuloksista on tiedotettu jatkuvasti hankkeen kuluessa vastaanottokeskuksille, sidosryhmäviranomaisille ja Maahanmuuttoviraston sisällä. Hanke on välittänyt tietoa erityisesti erilaisten koulutusten kautta sekä suoralla sähköpostiviestinnällä. Osa tuloksista on viestintämateriaalien muodossa kaikkien saatavilla esimerkiksi www.migri.fi/return sivustolla.
AMIF-rahoitus takasi hankkeen laadukkaan toteutuksen
Vapaaehtoisen paluun vakiinnuttaminen osaksi viranomaisten ja vastaanottokeskusten toimintaa saatiin toteutettua AMIF-rahoituksella huomattavasti laadukkaammin ja laajemmin, kuin mitä olisi ollut mahdollista toteuttaa ilman AMIF-rahoitusta. Erityisen suuri hyöty hankkeesta oli vuosina 2015 ja 2016 muuttuneessa tilanteessa, kun hanketyöntekijät Oulun, Turun ja Rovaniemen vastaanottokeskuksista voitiin ohjata tukemaan uusien vastaanottokeskusten vapaaehtoisen paluun toimintaa. Tarve tälle työlle oli suuri ja olemassa olevat resurssit olisivat olleet siihen riittämättömät.
EUSA-rahastoilta saimme rahoituksen lisäksi asiantuntevaa neuvontaa hankehallinnosta. EUSA-rahastojen vastuuviranomainen suhtautui myös myönteisesti hankkeen toimintojen uudelleensuuntaamiseen muuttuneessa tilanteessa ja saimme hyvää neuvontaa tässäkin asiassa. Sisäministeriön järjestämä koulutus uudesta AMIF-rahastosta ja uusista hankerahoitusmalleista oli hyödyllinen hanketta suunniteltaessa ja toteutettaessa.
Mari Helenius
Ylitarkastaja
Maahanmuuttovirasto
Takaisin hankkeiden esittelyihin >>
Lisätietoja: Elina Sillanpää, ylitarkastaja, elina.sillanpaa(at)intermin.fi, puh. 0295 488 266