Förenklade kostnadsmodeller

Förenklade kostnadsmodeller är kostnader som ersätts enligt ett procenttal (flat rate), engångsersättning och standardiserade skalor av enhetskostnader.

Syftet med de förenklade kostnadsmodellerna är att minska arbetsmängden för stödmottagare särskilt i utbetalningsskedet, påskynda handläggningen av utbetalningsansökningar och minska behovet av ytterligare utredningar.

I ansökan lägger sökanden fram ett förslag om vilken kostnadsmodell som ska användas i projektet.
De kostnadsmodeller som ska användas i ansökan kan begränsas i ansökningsannonsen och ansökningsanvisningarna.
Den ansvariga myndigheten fattar det slutliga beslutet om vilken kostnadsmodell som ska användas i projektet.
Kostnadsmodellen kan inte bytas under projektets gång.

Förenklad lönekostnadsmodell

Personalens lönekostnader utgör den största utgiftsposten i många projekt och genom att förenkla rapporteringen av lönekostnader vill man underlätta administrationen av projekt och effektivera användningen av fonderna. Tidigare har man endast kunnat ersätta lönekostnader på basis av faktiska och betalda godtagbara kostnader (den s.k. modellen med faktiska kostnader).

Modellen med faktiska kostnader förblir fortsättningsvis ett alternativ parallellt med den nya kostnadsmodellen, men i första hand ska man använda den förenklade modellen, om förutsättningarna för användningen av denna uppfylls. Användning av modellen med faktiska kostnader ska motiveras separat i ansökningen.

Grunden för godtagbara lönekostnader i den förenklade lönekostnadsmodellen är lönens timpris och en uppskattning av antalet utförda arbetstimmar inom projektet. Den valda kostnadsmodellen kan inte bytas under projektets gång. För samtliga lönekostnader inom projektet ska samma kostnadsmodell tillämpas och modellen tillämpas på såväl heltidsanställda som deltidsanställda.

Anvisning om förenklad lönekostnadsmodell finns på sidan Till stödmottagaren

Kostnader som ersätts enligt ett procenttal (flat rate)

Modellen för kostnader som ersätts enligt ett procenttal förenklar uppgörandet av budgeten samt rapporteringen av indirekta kostnader och resekostnader.

I projektet eller verksamheten kan 17 procent av projektets eller verksamhetens godtagbara lönekostnader godkännas som kostnader som ersätts enligt ett procenttal.

Stödmottagaren behöver inte specificera de kostnader som ersätts enligt ett procenttal i samband med ansökan eller utbetalningsansökningarna och inte heller visa bokföringsverifikat om dessa för den ansvariga myndigheten.

En motsvarande modell används i Europeiska socialfonden.

Kostnader som ersätts enligt ett procenttal:

Projektets eller verksamhetens:

personallönekostnader som föranleds av arbete som krävs för att projektet eller verksamheten ska kunna genomföras och som baserar sig på lag eller på tjänste- eller arbetskollektivavtal.

Kostnader som ersätts enligt faktiska och betalda stödberättigande kostnader och som ska kunna verifieras med bokföringsverifikat:

Projektets eller verksamhetens:

kostnader för köpta tjänster som hänför sig till det innehållsmässiga genomförandet av projektet inklusive resekostnader som ingår i tjänsterna,
kostnader för informationen och kommunikationen om projektet,
revisionskostnader,
anskaffnings-, leasing-, avskrivnings- och hyreskostnader för maskiner och anordningar som hänför sig till det innehållsmässiga genomförandet av projektet,
anskaffnings-, hyres- och arrendekostnader för byggnader och markområden som behövs för det innehållsmässiga genomförandet av projektet,
materiella och immateriella anskaffningar som hänför sig till det innehållsmässiga genomförandet av projektet,
hyreskostnader för de lokaler som reserverats för målgruppen och som används för att genomföra projektet eller verksamheten,
små anskaffningar för att tillgodose målgruppens behov.

Kostnader som åtminstone ersätts enligt ett procenttal:

Projektets eller verksamhetens:

resekostnader
kontorskostnader
avgifter för projekt- eller verksamhetspersonalens deltagande i utbildning och seminarier,
kostnader för företagshälsovård för projektets eller verksamhetens personal,
kostnader för lokaler och maskiner samt anordningar som ställts till förfogande för projektets eller verksamhetens personal,
kostnader för projektets eller verksamhetens styrgrupp samt trakteringskostnader.

I projekt eller verksamhet som på grund av innehållet i projektet eller verksamheten föranleder särskilt höga resekostnader ska en mindre modell på 15 procent användas enligt den ansvariga myndighetens prövning från fall till fall. I detta fall ska resekostnader budgeteras som direkta kostnader.

Som motiveringar för mycket höga resekostnader kan anses omfattande internationellt samarbete, verksamhetssätt av nätverkskaraktär, långa avstånd eller uppkomsten av höga resekostnader för att stöda målgruppens deltagande i projektets eller verksamhets funktioner.

Projektets eller verksamhetens indirekta kostnader kan ersättas endast med modellen för kostnader som ersätts med ett procenttal.

Engångsersättning

Målet för förfarandet med engångsersättning är att förenkla förvaltningen i små projekt särskilt genom att underlätta åtgärderna i utbetalningsskedet. I projekt eller verksamhet som baseras på förfarandet med engångsersättning behöver stödmottagaren inte visa verifikat över faktiska kostnader i samband med utbetalning eller kontroller. Stödberättigande och utbetalning baseras på verifikation av det resultat som nåtts eller de åtgärder som utförts. Maximibeloppet för det stöd som beviljas som engångsersättning är 100 000 euro.

Projektet eller verksamheten ska lämpa sig för förfarandet med engångsersättning. Projektet eller verksamhetens resultat och åtgärder ska kunna definieras konkret i ansökan och stödbeslutet. Projekttyper som kan definieras tydligt är till exempel olika seminarier, utbildningar, arrangemang av evenemang och övriga åtgärder av engångskaraktär.

Engångsersättningens belopp beräknas utifrån en detaljerad budget som sökanden lämnat in i samband med ansökan. Stödbeslutet rörande engångsersättning ska innehålla en detaljerad beskrivning av vilka resultat eller åtgärder som ska nås med projektet eller verksamheten och de handlingar med vilka resultaten eller åtgärderna ska verifieras, såsom deltagarlistor.

I ansökan om utbetalning lämnas endast en utredning om projektets eller verksamhetens framskridande och resultat samt handlingar som anknyter till verifikation av resultat och åtgärder. Stödet betalas om resultatet har nåtts eller åtgärden har utförts i enlighet med beslutet. Stödet betalas i regel i en rat efter att projektet eller verksamheten har slutförts.

Ett stödbeslut för projekt eller verksamhet som finansieras med engångsersättning kan endast ändras för genomförandetiden.

Standardiserade skalor av enhetskostnader

Standardiserade skalor av enhetskostnader används endast vid projekt eller verksamhet som stöds med vidarebosättningsstödet och utifrån basfinansieringens särskilda mål 3 (återvändande) i asyl-, migrations- och integrationsfonden och som är fastställda i det nationella genomförandeprogrammet.

Kostnader som fastställs som standardiserade skalor av enhetskostnader kan vara en ersättning som betalas utöver den kalkylmässiga ersättningen till kommuner för främjande av integration av flyktingar eller en ersättning enligt standardiserade skalor av enhetskostnader för att starta verksamhet rörande anvisande av personer till kommuner och främjande av integration eller förberedelse för anvisande av kvotflyktingar till kommunen. Dessa ersättningar enligt standardiserade skalor av enhetskostnader betalas till kommunerna via arbets- och näringsministeriet som en del av de ersättningar som betalas för mottagande av flyktingar.

Standardiserade skalor av enhetskostnader utifrån basfinansieringens särskilda mål 3 kan vara understöd eller ersättning för frivilligt återvändande.

Den ansvariga myndigheten för fonden bekräftar årligen de standardiserade skalorna av enhetskostnader som tillämpas i fonderna.